De Dragon AutoTranscribe Folder Agent instellen

Automatisch uw dictaten laten uitwerken door de Dragon spraakherkenningssoftware met de Dragon AutoTranscribe Folder Agent. Een ideale manier uw opnames te laten omzetten naar bijvoorbeeld een MS-Word document. Automatisch omzetten van Spraak-naar-Tekst. Ik vertel u hier hoe het werkt.

 

Het dicteren van mijn verslagen doe ik in een speciale app op mijn telefoon

AVT-tips-en-tricks-dicteren-en-uitwerken-via-iphone-met-Dragon-spraakherkenning-dictamus-1 Ik dicteer met een app op mijn iPhone en gebruik Dropbox voor de overdracht van de telefoon naar mijn pc. In dit blog leg ik uit hoe ik mijn dictaten opneem en hoe ik er voor zorg dat ik ze op mijn pc krijg.

Het verwerken van de dictaten wordt gedaan door een hulpprogramma dat standaard bij Dragon 15 Professional Individual en Group wordt meegeleverd. De
Dragon AutoTranscribe Folder Agent (DATFA). Hoe deze ingesteld moet worden leg ik hieronder aan u uit.

Opstarten en instellen van de Dragon AutoTranscribe Folder Agent

Er zijn twee manieren om de DATFA op te starten.

  1. Via de Dragonbalk.
    Helaas staat er in het menu van de Dragonbalk een fout en heet de menukeuze “Akoestische en Taaloptimalisatie-planner“. Het is echter de DATFA.
  2. Via het startmenu van Windows
    U kunt ook kiezen om DATFA te starten via de startknop van Windows onder het kopje Dragon (zie plaatje hieronder).

De DATFA start nu op en de instellingen kunnen nu gedaan worden.

 

AVT Blog de AutoTranscribe Folder Agent instellen - Het Startscherm

In het bovenstaande voorbeeld van mijn instellingen staat er al een taak aangegeven (de blauwe balk). Daar is al goed te zien wat we moeten invullen om aan te geven wat er moet gebeuren en met welk profiel van Dragon de dictaten moeten worden uitgewerkt.

Hoe maak je een nieuwe taak aan

Door te klikken op de groene “+” of op in het menu op TaakNieuwe komt het volgende scherm naar voren:

 

AVT Blog de AutoTranscribe Folder Agent instellen - De opties instellen

We gaan de benodigde velden een voor een vullen

  • Invoermap – We bladeren door te klikken op de drie stippeltjes naast het veld naar de folder op uw pc waar de dictaten in worden gezet (in mijn geval via Dropbox, maar dat kan natuurlijk ook handmatig (opslaan van attachments die u via e-mail binnen krijgt of via een andere synchronisatie plaatsvinden).
  • Uitvoermap – Na het omzetten zal de DATFA de audiobestanden en het aangemaakte tekstbestand in een (andere dan de invoermap) neerzetten. We bladeren naar deze folder weer via de drie stippeltjes naast het veld. Zie ook verderop bij de optionele instellingen
  • Gebruikersprofielgegevens – We kunnen hier gaan opgeven welk profiel Dragon moet gebruiken voor het omzetten van de geluidsbestanden.
    Map –  Dragon zal zelf de folder uitkiezen waar standaard de gebruikersprofielen worden opgeslagen.
    Naam – Heeft u geluidsbestanden die gemaakt zijn door verschillende personen en heeft u voor die personen ook een eigen Dragon-profiel aangemaakt dan kunt u een keuze maken uit het te gebruiken profiel voor die auteur. Heeft u enkel uw eigen stemprofiel dan wordt deze al aangegeven. Dicteert u in meerdere talen, ook dan moet u een aparte invoermap maken en per taal het juiste profiel kiezen voor de desbetreffende taal. In het voorbeeld hierboven dus “Dennis – Nederlands“.
    Lexicon – Deze kunt u zo laten staan. Enkel bij speciale versies van Dragon zou u hier een keuze moeten maken.
    Bron van Dictaat – Ook deze kunt u laten staan op de default waarde. Hier wordt in de versies 15 niets meer mee gedaan.
  • Uitvoerbestandsindeling – Hier kunt u kiezen wat voor bestand Dragon moet aanmaken waar de tekst in wordt gezet. U kunt kiezen uit .TXT: gewoon standaard tekstbestand dat u in nagenoeg elk programma kunt openen), .RTF: Nagenoeg het zelfde als de .TXT alleen kan hier iets meer opmaak in de tekst staan die ook door tekstverwerkers als MS-Word worden herkend. .DOC: MS-Word indeling. U kunt het tekstbestand gelijk openen in MS-Word. Het hangt er dus van af wat u met de tekst wil doen als deze klaar is of het handig is om deze in een van de drie formaten te laten opslaan.
  • Opdrachtregel – Dit is de tekst die Nuance opgeeft wat hier ingevuld kan worden: Produceert een e-mail via Microsoft Exchange 2000 Server of SMTP wanneer de transcriptie voltooid is. U moet het pad specificeren naar een .cmd-bestand en de e-mailontvangers. Raadpleeg de Dragon Administrator Guide op http://support.nuance.com voor bijzonderheden.
    Het zou mogelijk moeten zijn om een e-mail te laten versturen zodat u weet dat de taak voltooid is. Ik heb het nog nooit getest.

Als we alles hierboven ingesteld hebben kunnen we de taak opslaan. Deze zal dan als regel in het beginscherm zichtbaar zijn.

AVT Blog de AutoTranscribe Folder Agent instellen - de opties

Optionele instellingen

We kijken nog even naar de extra instellingen (zie afbeelding hier rechts) om aan te geven wat we willen doen met de geluidsbestanden nadat deze verwerkt zijn. U komt bij dit scherm via het menu Agent > Opties
de keuze is hier

  • Verwijderen – De geluidsbestanden worden verwijderd uit de invoerfolder
  • Verplaatsen – De geluidsbestanden worden verplaatst naar de uitvoerfolder(map) waar u ook het bestand kunt vinden met de uitgewerkte tekst.
  • .DRA bestand genereren – Dragon kan een extra bestand aanmaken met daarin de spraak van de auteur gekoppeld aan de tekst. Wanneer u de tekst opent in Word (bij een .DOC) of in Dragonpad (.TXT of .RTF) dan kunt u de oorspronkelijke tekst terughoren behorend bij de tekst. Op deze manier kunt u dus een tekst gemakkelijker corrigeren door deze te vergelijken met de oorspronkelijke audio. U moet voor deze functie wel de Dragonbalk actief hebben. Met het commando “speel dat af” kunt u de originele audio behorende bij de tekst op het scherm laten afspelen.

 

En wat nu?

We zijn klaar met alle instellingen en de DATFA is nu klaar en wacht op geluidsbestanden om aan het werk te gaan. De DATFA zal altijd op de achtergrond blijven wachten op dictaten.

BELANGRIJK!

Wanneer Dragon actief is – dus wanneer u de Dragonbalk in beeld heeft en met Dragon aan het dicteren bent, zal de DATFA niets doen.
U moet dragon afsluiten om de DATFA zijn werk te laten doen.

In het scherm kunt u ook zien of er taken worden uitgevoerd of dat de DATFA inactief is (zie de onderste regel van het scherm).
Overigens heb ik nog nooit gezien dat er een log wordt weergegeven in het onderste gedeelte van het scherm. Volgens mij is dat een bug.

Natuurlijk zijn er ook oplossingen te bedenken waarbij u een aparte (oude, afgedankte) pc inzet voor het omzetten van dictaten en kiest u een netwerkschijf (Dropbox-folder) die op uw eigen pc ook weer zichtbaar is. U laat dan de dictaten binnen komen op de Dropbox-map op de speciale(transcriptie)-pc, daar worden ze omgezet en in een andere Dropbox-map geplaatst. Wanneer u deze Dropbox map ook op uw pc zichtbaar maakt krijgt u daar alle uitgewerkte documenten te zien. U hoeft dan niet op uw eigen pc Dragon steeds af te sluiten om DATFA zijn werk te laten doen. Deze draait immers op een aparte pc.

Ingewikkeld of niet helemaal veilig? Zijn er nog andere mogelijkheden? Ja, zeker

  • Vindt u Dropbox wellicht niet veilig genoeg?
  • Zou een mooi overzicht van de uit te weken dictaten wel handig zijn?
  • Wilt u de dictaten door iemand anders laten uitwerken en is het dan handig om de tekst af te luisteren bij besturing van een voetschakelaar?

Dan is Philips SpeechLive de veilige oplossing en ook geschikt voor voor meerdere auteurs en transcriptionisten.

Met de komst van Philips SpeechLive is er ook een professionele oplossing gekomen voor deze werkwijze. SpeechLive is de cloud-dicteeroplossing van Philips die de dictaten versleuteld doorstuurt naar de server van Philips. Via uw browser kunt u de dictaten verwerken maar ook kunt u door gebruik te maken van de SpeechExec Pro Transcribe software de dictaten laten omzetten door de Dragon spraakherkenning.
Uiteraard kan bij het uitwerken ook een transcriptieset worden gebruikt voor het nog makkelijker beluisteren van de dictaten.

 

AVT heeft nog meer handige en tijdbesparende oplossingen op het gebied van dicteren en transcriptie

Belt u ons gerust voor oplossingen met spraakherkenning, onderweg dicteren en transcriptie via spraakherkenning en indien gewenst met correctiemogelijkheden via uw secretariaat. We geven graag advies en komen graag bij u een demonstratie geven van de mogelijkheden. Bel +31 23 529 43 44

 


Dit zeggen onze klanten:

Powered by Trustpilot

Onze klanten laten weten wat ze van de service van AVT vinden via Trustpilot. En, we zijn trots op onze hoge score. De laatste drie beoordelingen leest u hiernaast. Door te klikken op een beoordeling of de knop hieronder leest u alle reviews op trustpilot.nl.

Alle Trustpilot reviews

Wij werken o.a. met